はじめに
ある地域企業から、業務改善の相談を受けました。最初に聞いたのは、見積作成や原価管理、情報共有についての悩みでした。
- 見積の作り方が人によって違う。
- 過去の案件を探すのに時間がかかる。
- 原価や粗利が会社全体では見えにくい。
- 在庫はあるが、どこに何があるのか把握しづらい。
- IT設備も導入しているが、十分に使い切れているとは言い難い。
こうした話だけを聞けば、「業務を標準化した方がいい」「Excelを統一した方がいい」「クラウドに移した方がいい」「AIで自動化できるのではないか」そんな提案はいくらでもできます。
でも、最初の相談を聞いた時点で、少し違うものが透けて見えていました。これは単に「仕組みが古い」という話ではない。長い年月の中で、その会社なりに仕事を回す方法を積み重ねてきた結果なのではないか。そう感じました。
そして実際に現場に入り、社長、役員、営業、事務、パートの方々まで話を聞いてみると、その感覚は確信に近いものになりました。そこにあったのは、非効率の山ではなかった。
そこにあったのは、長い時間をかけて積み上げられた、暗黙知と実践知でした。
それは、その会社の歴史そのものでした。
現場で見えたもの
見積作成には、決まったマニュアルがありませんでした。
- 先輩の仕事を見る。
- やり方を覚える。
- 別の先輩のやり方も見る。
- 自分にとって使いやすい方法を選ぶ。
- 良いと思った部分を取り入れる。
そのうち、自分なりのExcelができあがる。案件を経験するたびに、列が増え、計算式が増え、例外対応が追加される。そして、そのExcelを後輩が見る。後輩はまた、自分なりに使いやすい形へ変えていく。
外から見れば「属人化」です。でも、中に入ってみると、少し違って見える。なぜならそこには、
- 経験の蓄積がある。
- 判断基準の痕跡がある。
- 過去の失敗への対処がある。
- 仕事を覚えるための教育の履歴がある。
つまり、個人の経験学習が、Excelという形で積み重なっている。「マニュアルがない」のではない。知恵はむしろ大量にあった。
ただし、それが人ごと、ファイルごと、現場ごとに分散している。会社全体の知識として、まだ流通しきれていない。問題は、そこでした。
「遅れている」と言うのは簡単だが
地域企業や老舗企業を外から見ると、「デジタル化が遅れている」「標準化ができていない」「属人化している」
「経営者に判断が集中している」といった言葉で説明されがちである。
間違っているとは思わない。ただ、それだけでは現実を取りこぼす。
- なぜ、そのやり方になったのか。
- なぜ、Excelが人ごとに違うのか。
- なぜ、経営者しか判断できない仕事が残っているのか。
- なぜ、設備を導入しているのに活用されていないのか。
そこには、必ず理由がある。
- 人手が足りなかった。
- 時間がなかった。
- その時は、その方法が一番早かった。
- 現場ごとに条件が違った。
- ベテランが判断した方が確実だった。
- 急な変更を、人が吸収してきた。
その時々では、それが最適解だったのです。その最適解が何十年も積み重なった結果、いまの形になっている。
だから私は、「遅れている」というより、「積み重なっている」と考えた方が、実態に近いと思っています。
人は、思っている以上に多くを吸収している
現場では、数字だけでは説明できないことがたくさんあります。
たとえば建築や内装の仕事なら、こんなことがある。
- 天候で工程が遅れる。
- 前の業者の作業が遅れ、そのしわ寄せが後工程に来る。
- 他業者が先に施工したことで、自分たちの作業工数が増える。
- 仕様変更が発生する。
- 急な人員手配で単価が上がる。
- 追加費用を請求できる場合もあれば、できない場合もある。
そこには取引先との関係性や、現場での交渉も影響する。見積時点では、すべてを正確に予測することはできない。それでも仕事は受けなければならない。売上がなければ、利益につながる機会そのものが生まれない。結果として、現場の人たちは多くの不確実性を自分たちで吸収しています。
数字だけを見て、「見積精度を上げればよい」では済まないのです。
むしろ見るべきなのは、見積と実績の間で、人が何を吸収しているのか。そこだと思います。
属人化は、すべて悪なのか
属人化は、一般的には悪いものとして扱われます。確かに、特定の人にしかできない仕事が増えすぎると、会社にとって大きなリスクになります。
でも、属人化の中には価値もある。
- 長年の経験。
- 失敗から学んだ判断。
- ちょっとした違和感に気づく感覚。
- 現場で損をしないための段取り。
- 相手との関係を壊さずに話を通す交渉力。
こうしたものまで一緒に捨ててしまっては意味がない。
私はよく、「属人化は腐敗ではなく、発酵に近い」と考えます。
長く使われたExcelも同じです。いろいろな経験が混ざり、継ぎ足され、本人にしか分からない部分も増えている。 確かに、そのままでは扱いにくい。でも、中には旨味もたくさん残っています。
だから、いきなり統一するのではなく、まず、何が知恵で、何が混乱なのかを分ける。必要なのは、そこです。
標準化とは、形を揃えることではない
業務改善というと、「フォーマットを統一する」「入力方法を統一する」「マニュアルを作る」。こうした話になりがちです。
もちろん必要な場面はある。ただ、現場では形を揃えることより先に、意味を揃えることの方が重要な場合がある。
たとえば、同じ材料でも、正式名称、略称、昔からの呼び名、職人同士だけで通じる言葉。いくつもの名前が使われていることがあります。これを「明日から正式名称だけにしてください」と言っても、現場ではなかなか定着しない。
人が使う言葉は、そのままでいい。ただし、システムやデータの中では、「これは同じものです」と分かるようにしておく。人のやり方を無理に変えるのではなく、裏側で意味を揃える。
これも立派な標準化です。
最初にやることは、大改革ではない
今回のような企業で、最初から大きな改革を始めるのは危険です。まずやることは、
- 情報を探す時間を減らす。
- 必要な数字を一覧で見られるようにする。
- 個人のExcelを全部作り直さず、必要な情報だけ共有する。
- 在庫も、すべてを完璧に管理するのではなく、よく使うものから見つけやすくする。
そんな小さなところから始める方が現実的です。
大切なのは、仕事を増やさないこと。
現場の人が、「また入力項目が増えた」と感じた瞬間に、改善は続かなくなります。
理想は、今まで通り仕事をしているだけで、必要な情報が共有されている状態。そこを目指します。
「仕組みがない」のではなく、使われていないこともある
地域企業では、IT設備そのものがないとは限らない。ファイルサーバーもある。NASもある。VPNもある。バックアップもある。業務ソフトも導入している。それでも、十分に活用されていないことがある。
理由は単純です。機械の導入と、仕事の流れの設計は別だからです。設備を入れれば仕事が変わるわけではない。
- 誰が使うのか。
- 何を置くのか。
- どこを見るのか。
- 誰が更新するのか。
- 外からどう見るのか。
そうした運用を決めて初めて、設備は仕事の一部になります。
だから、新しいシステムを買う前に、今あるものを、本当に使えているか。そこを見ることも大切です。
「正しい改善」が、できる改善とは限らない
現場を見ると、「全部整理すれば効率が上がる」と分かることがあります。
- 倉庫を全部整理する。
- 在庫をすべて分類する。
- 保管場所を再設計する。
- 不要品を廃棄する。
理屈としては正しい。でも、それを実行するために業務を数日止め、仮置き場を確保し、人員や車両を手配しなければならないとしたら、簡単にはできない。正論だけでは会社は動かない。
だから、正しいことより、続けられること。これは業務改善でとても重要だと思っています。
地域企業に必要なのは「ワクワク」かもしれない
長く同じ仕事を続けていると、「変えたいけど、どうせ変わらない」という空気が生まれることがある。方法論を知らないわけではない。改善した方がいいことも分かっている。
でも、日々の仕事で精一杯で変える余力がない。過去に外部の人へ相談して、うまくいかなかった経験もある。そんな状態で、「DXを進めましょう」「AIを導入しましょう」と言われても、気持ちは動かない。必要なのは、「これならできそう」と思えることではないでしょうか。
少し仕事が楽になる。少し情報が見える。今までのやり方を否定されない。自分たちの知恵がちゃんと残る。
それなら、やってみようか。そう思える小さな希望やワクワクが、最初の一歩になることがあります。
まとめ
- 地域企業の「非効率に見える仕組み」は、長年の経験や工夫が積み重なった結果であることが多い
- 属人化のすべてが悪ではなく、経験や判断基準、交渉力といった価値も含まれている
- 標準化とは形を揃えることではなく、まず「意味」を揃えることから始まる
- 最初にやるべきは大改革ではなく、仕事を増やさない小さな改善から
- IT設備があっても使われないのは、運用の設計がないことが原因であることが多い
- 業務改善に必要なのは、変えることより先に「なぜこうなっているのか」を読み解くこと
編集後記
地域企業の業務改善では、「古いから」「人に依存しているから」「Excelだから」新しいものに変える。そんな単純な話ではありません。その会社の中には、長い時間をかけて積み上げてきた理由があります。
知恵があります。失敗があります。工夫があります。
そして、今も現場の人たちは、その仕組みの中で一生懸命仕事をしています。だから、最初にやるべきことは、変えることではなく、読むこと。
なぜこうなっているのか。何が価値なのか。何が負担なのか。何を残すべきなのか。
そこを理解してから、少しずつ整える。私は、それを「前捌き」と呼んでいます。
大きすぎる改革でもなく、小手先の効率化でもない。その会社、その現場、その人たちに合った、ちょうどいい改善を考える。
それが、地域企業の業務改善には必要なのだと思います。
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